Положение о служебных командировках в казенном учреждении. Положение о компенсации работникам ооо «газпром трансгаз саратов» расходов, связанных с командировками

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 3

Разработка положения о служебных командировках

Направление работников в служебные командировки всегда сопровождается оформлением ряда обязательных документов, регламентированных действующим законодательством. Если необходимость командирования работников организации существует постоянно, то целесообразно разработать и принять в организации локальный нормативный акт, регламентирующий порядок направления в служебные командировки.

Словарь кадрового делопроизводства. Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. В этом случае взамен выплаты суточных работникам выплачиваются надбавки к заработной плате.

Для закрепления процедуры оформления служебной командировки в организации целесообразно разработать положение или иной организационный документ, регламентирующий данную деятельность предприятия.

Положение о служебных командировках работников организации является необязательным локальным актом организации, целесообразность введения которого определяет руководство организации. Основная цель разработки положения о служебных командировках работников организации - это установление единого порядка направления работников в служебные командировки, а также определение функций каждого структурного подразделения, участвующего в этом процессе. Положение может быть оформлено как отдельный нормативный акт, так и в качестве приложения к правилам внутреннего трудового распорядка. При этом необходимо учитывать, что принятие любого дополнения к правилам (приложение является таким дополнением), а также его последующее изменение должны осуществляться в порядке, установленном ст. 190 ТК РФ.

Типовой формы текста положения не существует, но представляется целесообразным определить в положении права и ответственность работников, направляемых в командировку, а также руководителей и специалистов, участвующих в оформлении командировки. В положении можно указать конкретные размеры расходов, возмещаемых руководителю организации. Если руководитель организации отвечает перед учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченным учредительными документами органом, в положении определяется порядок представления отчетов о произведенных расходах или же устанавливается обязанность руководителя организации перед выездом в командировку согласовать смету командировочных расходов с учредителями (участниками) или уполномоченным органом.

В положении также необходимо указать, какое структурное подразделение будет ответственным за оформление командировок: это могут быть и отдел кадров, и канцелярия, и секретарь генерального директора.

С командировками связаны гарантии, которые предоставляются как лицам, направляемым в командировку, так и лицам, которые не могут быть направлены в командировки, поэтому это также необходимо отразить в положении.

Так, в служебную командировку не могут быть направлены следующие категории работников:

Беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

Работники в возрасте до 18 лет, за исключением лиц из числа творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, установленными Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 268 ТК РФ);

Работники, с которыми заключены в соответствии с положениями гл. 32 ТК РФ ученические договоры, - в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия и только при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

В этом же порядке могут быть направлены в служебную командировку отцы, воспитывающие детей без матери, а также опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Остальные категории работников могут быть направлены в служебные командировки без их согласия. В случае отказа они в установленном законодательством порядке могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

В соответствии со ст. 187 ТК РФ при направлении работодателем работника для повышения квалификации с отрывом от работы за ним сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата по основному месту работы.

Работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, дополнительно производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Деятельность образовательных учреждений дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов в настоящее время регламентируется Постановлением Правительства РФ от 26.06.1995 N 610, которым утверждено Типовое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов (ред. от 31.03.2003).

Цитируя закон: ст. 264 "Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией" Налогового кодекса РФ

Отдельные гарантии для обучающихся предусмотрены п. 26 Типового положения. Так, оплата проезда слушателей к месту учебы и обратно, а также выплата суточных за время их нахождения в пути должны осуществляться за счет средств организаций-работодателей по месту основной работы слушателей.

Оплата среднего заработка за время обучения и проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно производится в порядке, установленном ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (ред. от 11.11.2009).

При составлении положения о командировках необходимо учитывать требования следующих нормативных актов:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации, раздел "Гарантии при направлении работников в служебные командировки и переезде на работу в другую местность".

2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (вместе с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки).

3. Постановление Совета Министров СССР от 18.03.1988 N 351 "О служебных командировках в пределах СССР".

4. Инструкция Минфина СССР от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

Следует иметь в виду, что правовые акты о командировках, принятые в СССР, применяются только в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ, если они не противоречат ТК РФ, а также Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Примерный образец положения о командировках представлен ниже.

Примерный образец

Общество с ограниченной Утверждаю

ответственностью "Премиум"

Положение Директор ООО "Премиум"

N _________________ __________ А. А. Петров

о командировках сотрудников

1. Общие положения.

Настоящее Положение определяет порядок организации служебных командировок на территории РФ и за ее пределами работников ООО "Премиум" (далее - Общество).

Служебной командировкой работника является инициированная директором либо иным уполномоченным должностным лицом поездка работника на определенный срок в населенный пункт, расположенный за пределами г. Ярославля или местонахождения обособленного подразделения, для выполнения служебного поручения либо участия в мероприятиях, соответствующих уставным целям и задачам Общества.

Настоящее Положение распространяется на представителей руководства, иных административных работников, работников вспомогательных и функциональных структурных подразделений, а также на всех иных работников, состоящих с Обществом в трудовых отношениях, именуемых далее в тексте настоящего Положения "Работники".

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе и за время пребывания в пути.

Средний заработок за время пребывания работника в командировке сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Основными задачами служебных командировок являются:

Решение конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности Общества;

Оказание организационно-методической и практической помощи в организации образовательного процесса;

Проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприятий, непосредственное участие в них;

Изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и методов работы.

Не являются служебными командировками:

Служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативными правовыми актами;

Поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. Вопрос о целесообразности и необходимости ежедневного возвращения работника из места служебной командировки к месту жительства в каждом конкретном случае решается руководителем, осуществившим командирование работника;

Выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

Поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются на:

Плановые, которые осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном порядке планами и соответствующими сметами;

Внеплановые - для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.

Командирование руководителей отделов (направлений, подразделений) допускается только в случаях, если это не вызовет нарушений в нормальном режиме ведения производственного процесса.

В случае командировании руководящего состава, должностное лицо, принявшее решение о направлении руководящего работника в командировку, обязано назначить лицо, временно исполняющего его обязанности, с возложением на временно исполняющего обязанности на период командировки всех должностных обязанностей и прав командированного работника, включая права, предоставленные командированному работнику на основании доверенности.

Не допускаются направление в командировку и выдача аванса работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

2. Порядок оформления служебных командировок.

На основании приказа директора или должностного лица, уполномоченного на командирование сотрудников, работнику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение, оформленное в соответствии с унифицированной формой N Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Командировочное удостоверение должно быть подписано директором или должностным лицом, уполномоченным на командирование сотрудников.

В целях подтверждения факта убытия в служебную командировку и нахождения в пунктах командировки командируемый работник обязан произвести заверенные печатями отметки:

Об убытии в служебную командировку и о возвращении из командировки к месту работы;

Соответствующего должностного лица либо органа принимающей стороны о прибытии на место служебной командировки и убытии из него.

В случаях, когда работник командируется в несколько пунктов, отметки о прибытии и убытии проставляются в каждом пункте служебной командировки, в котором работник находился.

3. Срок и режим командировки.

Срок командировки устанавливается приказом директора либо иным распорядительным актом должностного лица, уполномоченного на командирование работников Общества, исходя из:

Ориентировочного времени, необходимого для выполнения служебного поручения;

Продолжительности проведения образовательного мероприятия согласно приглашению принимающей стороны;

Условий договора, которым предусмотрены обязательства Общества по командированию работников.

Срок командировки работника Общества не может превышать 30 дней. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из Ярославля (или места нахождения обособленного подразделения), а днем прибытия из командировки - день прибытия транспортного средства в Ярославль (или место нахождения обособленного подразделения). При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позже - следующие сутки.

День выезда в служебную командировку (день приезда из служебной командировки) определяется по региональному времени отправления (прибытия) транспортного средства в соответствии с расписанием их движения. В случае отправления (прибытия) транспортного средства во время, отличное от расписания, фактическое время отправления (прибытия) подтверждается соответствующими справками или заверенными отметками на проездных билетах.

Отметки в командировочное удостоверение относительно прибытия и выбытия работника заверяются той печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложена обязанность осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее.

Если работник командирован на несколько предприятий либо в несколько населенных пунктов, отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются на каждом предприятии или в каждом пункте.

На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются, Исключение составляют случаи, когда мероприятия, на которые работник командирован, проходили в выходные дни либо иные дни отдыха, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации и Правилами трудового распорядка.

В случаях, когда работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Если работник отбывает в командировку либо прибывает из командировки в выходной день, ему после возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха.

За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

4. Временная нетрудоспособность работника в период командировки.

В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности, работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах должностное лицо общества, принявшее решение о его командировании.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства подлежат удостоверению надлежаще оформленными документами соответствующих государственных (муниципальных) либо иных медицинских учреждений, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности.

Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше трех дней.

5. Особенности командировок за пределы РФ.

При командировании за пределы РФ Общество обеспечивает работника денежными средствами в национальной валюте страны пребывания работника или в свободно конвертированной валюте.

Авансирование текущих расходов работника производится в размерах, установленных Постановлением Правительства РФ "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" и иными нормативными актами.

При выдаче аванса на командировку работник обязан ознакомиться со справкой-расчетом на выданный ему аванс и положениями законодательства РФ об отчетности за его использование. Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет дробную часть, то допускается применение арифметического правила округления до полной единицы.

Приобретение валютных средств в уполномоченном банке и бухгалтерский учет иностранной валюты осуществляются согласно требованиям действующего законодательства РФ.

Фактическое время пребывания в командировке за пределами РФ определяется:

В случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, - по отметкам контрольно-пропускных пунктов в заграничном паспорте;

В случае командировки в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, - согласно отметкам стороны, которая командирует, и стороны, которая принимает, в удостоверении о командировке;

В случае отсутствия отметок в соответствии с пп. "а" и "б" настоящего пункта суточные расходы командированному работнику не возмещаются.

Если работник получил аванс на командировочные расходы, но не выехал в командировку, он обязан в течение трех рабочих дней с дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу полученные им денежные средства в валюте той страны, в которой был выдан аванс.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства или работником не получены авансовые средства на командировку, их выплата работнику осуществляется в рублях РФ по официальному обменному курсу Банка России к иностранным валютам стран пребывания, установленному на день утверждения авансового отчета.

В случае отсутствия у работника подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту страны пребывания перерасчет расходов, осуществленных в командировке и подтвержденных документально, осуществляется исходя официального обменного валютного курса, установленного ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета.

6. Командировочные расходы.

Работнику, направленному в командировку как внутри РФ, так и за ее пределы, возмещаются следующие расходы:

Суточные;

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

По найму жилого помещения;

На проезд до места назначения и обратно;

Сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;

На проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

На провоз багажа;

На служебные телефонные переговоры;

По получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;

Связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Расходы, связанные с командировкой, но не подтвержденные соответствующими документами, работнику не возмещаются. Расходы в связи с возвращением командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки, болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.

Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или проездные документы, оплачиваются командированными за счет суточных.

Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится.

Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры производится в размерах, согласованных с лицом, принявшим решение о командировании работника.

7. Суточные расходы.

За время нахождения в служебной командировке, в том числе и в пути к месту служебной командировки и обратно, работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке.

Выплата суточных производится не более размера, установленного сметой, если командировка осуществлялась в плановом порядке.

Суточные расходы за время пребывания в командировке выплачиваются:

За каждый день пребывания в командировке, включая день выезда и приезда, - по нормам, установленным для РФ или государства за пределами РФ, куда командирован работник;

В случае осуществления командировок в несколько государств в течение суток - в размере среднего арифметического от норм, установленных для этих государств;

При направлении в командировку в две или более страны - по нормам, установленным для соответствующих стран, со дня пересечения границы соответствующего государства. День возвращения в РФ (пересечения границы) - по нормам последней страны пребывания в командировке;

Если дата выезда в командировку в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, или дата возвращения из них не совпадает с датами по отметкам в заграничном паспорте или документе, его заменяющем, то суточные расходы за время проезда через территорию РФ возмещаются в соответствии с порядком, предусмотренным для командировок в пределах РФ;

Если командированный работник, пребывая в пути в страну, с которой не установлен или упрощен пограничный контроль, или возвращаясь из такой страны, имеет транзитную остановку на территории РФ, то возмещение расходов на командировку за период проезда через территорию РФ осуществляется в порядке, предусмотренном для служебных командировок в пределах РФ. В случае отсутствия такой остановки суточные расходы возмещаются за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, - по нормам, установленным для командировок за границу;

В случае включения расходов на питание в счета на наем жилого помещения и в случаях, когда командированные работники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием в стране пребывания (дороге), - в пределах предельных норм, установленных законодательством РФ.

Если принимающая сторона обеспечивает командированного за границу РФ работника дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд в страну назначения и назад и на наем жилого помещения) или суточных расходов, то Общество выплату суточных расходов уменьшает на сумму дополнительно предоставленных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то Общество выплату суточных расходов не проводит.

Если работник командирован в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о возможности возвращения к месту жительства работника в каждом конкретном случае решается руководителем, который направил работника в командировку, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

8. Расходы по найму помещения.

Работнику возмещаются фактические расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных действующим российским законодательством.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного в пункт назначения и по день выезда из него. Если оплата за пользование жилыми помещениями произведена по различной стоимости, установленные предельные нормы возмещения расходов применяются к каждым суткам в отдельности.

Командированному работнику при представлении подтверждающих документов оплачиваются также расходы на бронирование мест в гостиницах, а также по найму жилого помещения во время вынужденной остановки в пути.

9. Порядок представления отчета о командировке.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерасчетом). К отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

Командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии из командировки, а также отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда;

Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;

Документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;

Документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;

Документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров.

В случае оплаты командированным за счет собственных средств нижеуказанных расходов на проезд и оформления документов к авансовому отчету также прилагаются:

Документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились им лично;

Документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Обществом;

Документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возвращению работником в кассу в валюте той страны, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

В случае невозвращения работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма возмещается в порядке, установленном трудовым и гражданско-процессуальным законодательством РФ.

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании, отчет о проделанной им работе либо участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Общества.

Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке прилагаются полученные им как участником мероприятия материалы.

Библиография

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Главархив. 1991.

Панкратова Т.А.,
проректор по экономике и финансам МЭСИ

Оформление и учет служебных командировок - больная тема для вузов, возникающая в ходе проведения налоговых проверок и порождающая споры между плательщиками и проверяющими.
При малейших отклонениях от обычного порядка направления сотрудников в командировку, при оформлении и расчетах командировочных расходов возникают проблемы как у командируемых сотрудников, так и у их руководителей, сотрудников отдела кадров, бухгалтерии, иными словами, у всех тех, кто имеет отношение к служебным командировкам.
В образовательном учреждении возникают проблемы в связи с большим объемом бумажного документооборота, множеством подразделений, вовлекаемых в данный процесс.
Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ) не стал исключением: у него тоже сложностей по вопросу служебных командировок возникало не меньше, чем в любом другом вузе.
Перед нами была поставлена задача - устранить существующие проблемы, а именно:

Прежде необходимо было определить этапы, отражающие весь процесс служебной командировки:

Проанализировав все внешние нормативные документы, сложившуюся в вузе практику организации служебных командировок и существующий документооборот, было разработано Положение о служебных командировках сотрудников МЭСИ. В него вошли следующие основные разделы:
- "Служебные командировки в пределах территории России";
- "Служебные командировки на территории иностранных государств";
- "Направление сотрудника на повышение квалификации, переподготовку, стажировку";
- "Права командируемого";
- "Документы, подтверждающие командировочные расходы";
- "Электронный авиа-, железнодорожный билет";
- "Отчет о служебной командировке".

Нужно ли вводить такой локальный нормативный акт, как Положение о служебных командировках сотрудников, в вашем образовательном учреждении - решать вам. Но если вам все же будет поручено его создание, можете смело воспользоваться Положением и документами, разработанными сотрудниками нашего вуза. Положение отражает требования действующего законодательства.
Однако ряд изложенных в нем вопросов законодательством не регламентирован, некоторые решения нам приходилось находить в сложившейся практике и консультироваться у специалистов. Вы же можете проанализировать указанное Положение и постараться отразить в нем особенности порядка направления работников в служебные командировки, принятого в вашем образовательном учреждении.

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

1. ВВЕДЕНИЕ

Настоящее Положение о служебных командировках сотрудников образовательного учреждения (далее - Положение) определяет основания для командирования, источники финансирования, документальное оформление, размеры возмещения командировочных расходов.
Положение вступает в силу со дня утверждения.

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Данное Положение распространяется на все структурные подразделения и филиалы образовательного учреждения.

3. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Служебная командировка - это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с нормативными актами:

-	Трудовым кодексом Российской Федерации;
-	Налоговым кодексом Российской Федерации;
-	постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 №729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, сотрудникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";
-	Инструкцией Минфина СССР, Государственного комитета по труду и социальным вопросам СССР и ВЦСПС

ПОЛОЖЕНИЕ
о компенсации работникам ООО «Газпром трансгаз Саратов» расходов,
связанных с командировками

Настоящее положение определяет порядок направления работников в служебные командировки и порядок возмещения расходов, связанных с командировками, работникам Общества, как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

Общие положения

Служебной командировкой признается поездка работника Общества по распоряжению руководителя, либо его заместителя по направлениям деятельности или уполномоченного им лица в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Командировка работников Общества в ОАО «Газпром» оформляется приказом по Обществу на основании распорядительных документов ОАО «Газпром».
Командировка руководителя филиала, его заместителя за пределы деятельности филиала согласовывается с Генеральным директором либо его заместителями по направлениям деятельности.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Работнику за период нахождения в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Документальное подтверждение командировки
1. Направление работника в командировку производится на основании решения руководителя и оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением направления работника в командировку за пределы территории Российской Федерации.
2. Командировка работников Общества за пределы территории Российской Федерации на территории государств – участников СНГ оформляется командировочным удостоверением. Путь следования и даты пересечения государственной границы определяются по отметкам в нем, так как пограничными органами этих государств не делаются отметки о пересечении государственной границы в документах для въезда и выезда на основании межправительственных соглашений.

При направлении работника в командировку в другие иностранные государства командировочное удостоверение не оформляется. Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается руководителем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности филиала, в который командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Срок командировки работника определяется руководителем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем.

Вопрос о ежедневном возврате работника из места командировки к месту своего постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

3. О размерах компенсации командировочных расходов

В случае если работник был командирован специально для работы в выходные (нерабочие праздничные) дни, компенсация производится в соответствии с действующим законодательством.
Командированному работнику возмещаются затраты по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя.
Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле».
При командировках за границу возмещаются расходы на:

провоз багажа;
получение загранпаспорта;
оформление и выдачу виз, загранпаспортов и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту;
иные обязательные платежи и сборы.

При отмене командировки на основании приказа руководителя сумма комиссионного сбора подлежит компенсации работодателем на основании представленных документов.
Для выплаты командировочных расходов в филиалах Общества устанавливаются лимиты средств. Выплаты сверх установленного лимита командировочных расходов не допускаются.
В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и другие документы, подтверждающие иные расходы, связанные с командировкой (например, страховой взнос на добровольное личное страхование пассажиров на транспорте и др.)

Отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в письменной форме.

В случае приобретения работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек, посадочный талон с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, дата поездки) или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Выдача аванса на командировочные расходы производится только при условии полного отчета работника по ранее выданному авансу.
Все документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

4 . Расходы по проезду к месту назначения и обратно

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, руководитель может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого указания Работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.
Возмещение расходов по оплате проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (кроме тех случаев, когда Общество предоставляет средства передвижения) производится в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), на основании проездных документов, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, страховой взнос на добровольное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов и расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
Расходы по проезду в вагоне бизнес – класса («люкс»), в каютах, оплачиваемых по I-IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и II категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билетам 1 класса, бизнес-класса, за пользование залом "VIP" возмещаются только Генеральному директору Общества, его заместителям, главному бухгалтеру Общества. Расходы за пользование залом "VIP" возмещаются в размере фактических затрат с включением их в доход Работника с последующим налогообложением.
Расходы по проезду в вагоне класса – «СВ» возмещаются начальникам филиалов, начальникам отделов администрации Общества и служб при администрации.
Командированному работнику в исключительных случаях при отсутствии других билетов оплата проезда в категориях транспорта, указанных п. 4.4. возмещается по разрешению Генерального директора или лица, его замещающего.
Командированному работнику при представлении соответствующих документов возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
При утрате проездных документов возмещение проездных расходов работнику производится в соответствии с действующим законодательством.

5. Суточные за время нахождения в командировке

Оплата суточных командированным работникам Общества производится в следующих размерах:

Работникам, выезжающим в организации, общества, учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненные к ним местности, Москву и Московскую область, Санкт-Петербург,- в размере 600 (шестьсот) рублей в сутки;
в остальные города, районы и филиалы Общества - в размере 400 (четырехсот) рублей за каждые сутки нахождения в командировке;
работникам филиалов Общества, выезжающим в населенные пункты, где расположены объекты данного филиала и линейную часть магистральных газопроводов в пределах филиала - в размере 400 (четырехсот) рублей за каждые сутки пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами (приказ ОАО «Газпром» от 19.09.2007 № 244).

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, для командированных на территории иностранных государств.
Если работник командирован в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Норма суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки на территории зарубежных стран, устанавливается в размерах, определенных приказом Министерства финансов Российской Федерации.

Расходы по найму жилого помещения

Затраты командированному работнику по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются со дня прибытия и по день убытия в размере фактических произведенных расходов, подтвержденных соответствующими документами.
Возмещение затрат командированным работникам по найму жилого помещения вне филиалов Общества производится на основании представленных документов.
Работникам, выезжающим в населенные пункты, где расположены филиалы Общества, а также из филиалов на линейную часть магистральных газопроводов в пределах филиалов Общества, возмещение затрат по найму жилого помещения производится только на основании представленных документов.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем филиала остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения производится только на основании представленных документов.
На пользование в гостинице номерами повышенной комфортности имеют право только Генеральный директор Общества, его заместители, главный бухгалтер Общества.
Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются по нормам пребывания в командировке.
За время задержки в пути без уважительных причин заработная плата не сохраняется, суточные не выплачиваются, расходы по найму жилья не возмещаются.
В загранкомандировках затраты по найму жилого помещения возмещаются в размере фактических расходов, при наличии подтверждающих документов, но не более размеров, определенных приказом Министерства финансов Российской Федерации.

Прочие расходы

Расходы на телефонные переговоры во время командировки возмещаются работнику при наличии подтверждающих документов (счетов, квитанций с обязательным указанием номера телефона вызываемого абонента). Эти расходы должны быть подтверждены руководителем командированного работника как обоснованные.
Выдача валюты на представительские расходы при командировке за границу не разрешается.
Расходы на проезд работника в аэропорт (на вокзал, в порт) при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, при условии документального подтверждения произведенных расходов. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Положение о командировках - важный документ для работодателей, работники которых выезжают в командировки. Правила, которыми следует руководствоваться при оформлении и учете служебных поездок, подвержены изменениям. Отсюда вытекает необходимость включения актуальных положений в документ, регулирующий вопросы, связанные с командировками.

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

«Правила внутреннего трудового распорядка - образец 2019» ;
«Положение об охране труда работников — образец-2019» .

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2019 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте .

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
работники с детьми-инвалидами;
сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2019 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2019

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2019 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. .

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2019 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2019 году можно скачать здесь:

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина России от 19.06.2015 № 03-03-07/35548 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция.

В письме от 09.10.2017 № 03-03-06/1/65743 чиновники Минфина уточнили, что распечатанный электронный посадочный талон, на котором отсутствует штамп о досмотре пассажира, не может подтверждать расходы на перелет. В этом случае факт перелета можно подтвердить справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем.

Как, по мнению Минфина, подтвердить расходы на перелет при отсутствии документов, см. .

О некоторых нюансах признания командировочных транспортных расходов читайте в материалах:

«Можно ли учесть для прибыли оплату дня пути в командировку или из нее, если он приходится на выходной?» ;
«Можно ли учесть штраф за возврат билета?» .

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям положения, утвержденного постановлением Правительства от 06.05.2008 № 359) или иной аналогичный документ (квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме КО-1, кассовый чек).

Счет из гостиницы является БСО и в силу этого подтверждает расходы даже при отсутствии кассового чека. Против такого подхода не возражают чиновники Минфина России (письмо от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556) и судьи (постановление ФАС Московского округа от 29.02.2008 № КА-А40/14043-07).

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

700 руб. — для командировок по территории России;
2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале .

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по ссылке .

Итоги

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.